vraag nu vrijblijvend een offerte aan,
klik hier
Zzp en klein mkb Midden en groot mkb RA-/AA-accountant of fiscalist?
Doe mee aan onze franchiseformule!

De voordelen van online boekhouden voor het MKB

Het percentage ondernemers dat nog steeds geen gebruik maakt van de mogelijkheden die online boekhouden biedt is opvallend hoog. Daarentegen stappen steeds meer ondernemers in het MKB over naar online administratie omdat ze daarbij sneller en efficiënter hun boekhouding mee op orde kunnen krijgen. Voor een zelfstandig ondernemer telt elke minuut, en moderne boekhoudsoftware kan het verschil maken.

Vraag direct een offerte aan bij dé specialist in online boekhoudsoftware voor het MKB.

Bij online boekhouden wordt de financiële administratie uitgevoerd in de cloud. Eigenlijk is de “cloud” gewoon een andere term voor internet. In plaats van de boekhouding op te slaan op een lokale PC of op een USB stick wordt alle data centraal bewaard op een externe server. Je kunt uiteraard wel de benodigde data lokaal opslaan en uitprinten in situaties waar geen internet beschikbaar is. De aanbieders van online boekhouden investeren veel tijd en geld in een goed beveiligde omgeving met automatische back-ups en encryptie om de data van hun klanten veilig te stellen. Een groot deel van de grote bedrijven en multinationals maken reeds gebruik van online boekhouden. De huidige aanbieders maken deze mogelijkheden ook betaalbaar voor het MKB.

Waarom kiezen voor online boekhouden?

Het meest eenvoudige antwoord is “waarom NIET kiezen voor online boekhouden?”. Als je nog niet overtuigd bent van de boekhouding online regelen, of je bent huiverig voor het blootstellen van jouw financiële administratie aan hackers kun je hier de voordelen lezen. Zo kun je een weloverwogen keuze maken voor de beste online boekhoudsoftware.

Automatische conversie van bestaande data

We kunnen er waarschijnlijk wel vanuit gaan dat je niet de boekhouding op een notitieblok hebt geschreven. Met name in het MKB wordt er veel gebruik gemaakt van losse Excel sheets of een offline boekhoudpakket als Exact. In beginsel is daar niets mis mee, als het werkt, werkt het toch? Maar de tijd staat niet stil, en jouw onderneming moet meegroeien met de maatschappij. Stilstand is achteruitgang en door de boekhouding te moderniseren kun je tijd en geld besparen. Gelukkig hoeft je niet alle data over te typen. De meest gangbare formaten voor het bijhouden van de boekhouding kunnen één op één worden ingelezen voor online boekhouden. Als je niet weet waar te beginnen kun je altijd advies vragen aan jouw belastingconsulent.

Van analoog naar digitaal

Waarschijnlijk ontvang je nog steeds facturen op papier, wellicht verzend je zelf ook nog offertes en facturen per post. Die documenten kun je inscannen en uploaden in het online boekhoudsysteem. Daarna worden deze documenten automatisch geconverteerd op de server en kun je ze als digitale data gebruiken. Dit vindt plaats middels OCR beeldherkenning. Het resultaat is dus geen PDF met een foto maar digitale informatie die je direct kunt gebruiken.

Houd projecten en uren bij

Voor veel ondernemers is het belangrijk een goede urenstaat bij te houden. Ook dat maakt deel uit van online boekhouden. Vaak worden er meerdere programma's gebruikt binnen een bedrijf om verschillende taken uit te voeren. Deze boekhoudkundige zaken komen samen in het online boekhoudpakket.

Salarisadministratie

Zodra je van ZZP-er een werkgever wordt zal je geconfronteerd worden met veel extra werk om de salarisadministratie op poten te zetten. Met online boekhouden wordt een groot deel van het werk uit handen genomen. Maak gebruik van standaard contracten, laat het salaris automatisch berekenen en op tijd uitkeren. Daar heb je geen omkijken meer naar. Alleen het personeel aannemen moet je nog zelf doen.

Delen binnen het bedrijf

Je hoeft niet zelf de complete financiële administratie bij te houden. Het kan zijn dat collega's of werknemers bonnen moeten uitschrijven of bestanden moeten toevoegen. Met online boekhouden is dat mogelijk op elke locatie en door elke geautoriseerde werknemer. Bij online boekhoudsoftware kun je mensen toevoegen en rechten toekennen, dat maakt delen erg makkelijk en veilig.

Delen met de accountant

Met online boekhouden wordt een groot deel van de werkzaamheden die de boekhouder uitvoert overbodig. Een accountant kan wel hulp bieden met de optimale verwerking van data voor bijvoorbeeld belastingaangiftes en planning. Je kunt de accountant inzicht geven in jouw boekhouding en de ingewikkelde onderdelen laten uitwerken. Met online boekhouden hoef je niet op dezelfde locatie te zijn als de accountant, je kunt zelfs via de boekhoudsoftware met elkaar in contact blijven.

Bespaar tijd

Zelf de boekhouding handmatig bijhouden kost veel tijd. Je kunt dat zelf uitvoeren of overlaten aan een personeelslid. In beide gevallen gaat er veel tijd verloren die gebruikt had kunnen worden in het bedrijf zelf. De boekhouding is een noodzakelijk kwaad, des te minder tijd je daarmee bezig bent des te meer tijd je hebt om in jouw onderneming te steken.

Bespaar geld

Een boekhouder is niet goedkoop. Met online boekhouden kun je maar liefst 70% tijd besparen, veel handelingen worden geautomatiseerd. Het is een kwestie van uploaden en de software het werk laten doen. Bij een aanbieder van online boekhoudsoftware betaal je doorgaans per maand en op basis van de schaal van de onderneming. Kies voor een aanbieder met transparante prijzen en een schaalbaar model zodat je goed voorbereid bent op de toekomst.

Meer weten over de voordelen van online boekhouden? Neem direct contact met ons op, we geven je graag meer informatie.

Online boekhouden en veiligheid

Het is uiteraard van belang dat jouw financiële administratie niet zomaar op straat komt te liggen. Als je data upload naar een online boekhoudprogramma wil je dat deze data alleen beschikbaar is voor jouw ogen, en de mensen die jij kiest. Een professioneel online boekhoudpakket zal altijd voorzien zijn van de laatste encryptiemethodes waardoor alle waardevolle data beveiligd worden.

Afhankelijk van de omvang van de onderneming zullen er meer mensen toegang hebben tot de online boekhouding. Zorg altijd voor een goede taakverdeling en maak duidelijke afspraken over wie toegang heeft tot welke informatie. Jouw persoonlijke financial advisor kan hierbij hulp bieden. Uiteindelijk is het meestal niet de encryptie die gebroken wordt maar de mensen die fouten maken. Wanneer je niet werkt op een computer binnen het bedrijfsnetwerk moet je goed opletten met wachtwoorden en gebruikersaccounts. Laat je voorlichten door een ICT expert betreffende de veiligheidsrisico's. Laat je informeren over zaken als privé browsen, cookies en trackers. Online boekhouden is in feite veiliger dan de boekhouding op je eigen PC bewaren, je moet wel goed om leren gaan met de mogelijkheden die het online platform biedt.

Specifieke mogelijkheden van online boekhouden

Om aan te geven wat je zoals kunt met online boekhoudsoftware zullen we een aantal praktische voorbeelden geven op basis van het populaire Yuki platform.

Webshop

Je kunt de software koppelen met de meest gangbare webwinkel software waaronder Woocommerce, SEOshop, Magento, CCVshop, Mijnwebwinkel en Prestashop. Daarnaast biedt Yuki ook een API waarmee niet-ondersteunde webwinkels ook gebruik kunnen maken van deze mogelijkheid. Alle inkomende facturen worden automatisch doorgezonden naar de boekhoudsoftware en ingeboekt. Je ziet direct de resultaten en statistieken op de PC, laptop of mobiele apparaten, overal ter wereld.

Kasadministratie

Wist je dat het verplicht is voor een ondernemer om de kasadministratie digitaal bij te houden? Met online boekhouden kun je deze transacties direct doorvoeren in jouw boekhouding en koppelen met inkopen en banktransacties. Op die manier heb je alle informatie bij elkaar op één centrale plek; in de cloud. Naast de standaard ingebouwde kassa module is het ook mogelijk externe kassa software te koppelen aan het online boekhouden.

Horeca

In de horeca wordt ook veel gebruikt gemaakt van kassasoftware. Je kunt direct een koppeling maken met systemen als POS en Nappkin, en koppelingen met de diverse banken zoals ING, ABN-AMRO en de Rabobank. Zo mis je geen enkele transactie en alle informatie is inzichtelijk voor de horeca uitbater, de accountant of boekhouder en later ook uit te voeren voor de belastingaangifte.

Transport

Een rittenadministratie bijhouden is al vervelend, om deze informatie weer te combineren met de bestaande boekhouding is vaak een ramp. Met online boekhouden kunnen de rittenstaten direct in de online boekhouding worden verwerkt, direct of via de beschikbare API. Als je veel personeel hebt rondrijden met elk hun eigen rittenadministratie kan dit veel tijd besparen.

Externe koppelingen

Je hele leven is digitaal. Je maakt gebruik van internetbankieren en slaat je data online op in Google Drive of Dropbox. Dan is het wel zo praktisch als je bij online boekhouden direct deze diensten kunt koppelen aan de boekhoudsoftware. Transacties worden direct ingelezen en verwerkt door een “echte” boekhouder of accountant.

Integratie van financiële zaken

Zoals je kunt zien is de kern van online boekhouden de integratie van data. Facturen, salarissen, kassasystemen, belastingaangiftes en rittenregistraties, uiteindelijk is het allemaal cijferwerk. Door al deze informatie op de juiste wijze te integreren kun je nauwkeurig overzicht houden op jouw onderneming. Met grafieken en statistieken kun je de voortgang van je bedrijf bestuderen en evalueren, en op basis daarvan plannen maken voor de toekomst. Bij OAMKB wordt online boekhouden samengebracht met online administratiekantoren. Een accountant kan de online boekhouding gebruiken om samen met de ondernemer een bedrijfsstrategie op te stellen. Als alle data voorhanden is kan er gebouwd worden aan de toekomst van de onderneming. Zo wordt de financiële administratie geen tijdrovende verplichting, maar een middel om de maximale potentie van de onderneming te bewerkstelligen.

Meer weten over het gebruik van online boekhouden binnen jouw onderneming? Neem direct contact met ons op.