vraag nu vrijblijvend een offerte aan,
klik hier
Zzp en klein mkb Midden en groot mkb RA-/AA-accountant of fiscalist?
Doe mee aan onze franchiseformule!

Een betere administratie begint bij het beste boekhoudprogramma

Voor veel ondernemers binnen het MKB neemt de financiële administratie een groot deel van de beschikbare tijd in beslag. En dat is niet nodig, door de boekhouding zoveel mogelijk te automatiseren en waar mogelijk uit te besteden kun je als ondernemer veel tijd besparen. En met het juiste boekhoudprogramma kun je ook geld besparen, alleen al door de tijdwinst die je hebt en weer in jouw bedrijf kunt steken. Hoe kies je het beste boekhoudprogramma voor jouw onderneming?

Benieuwd naar de kosten voor boekhoudprogramma in het MKB? Vraag direct een vrijblijvende offerte aan.

Belangrijke redenen om te kiezen voor een online boekhoudprogramma

Als je momenteel nog werkt met een offline boekhoudprogramma of een zelfgemaakt Excel template realiseer je wellicht niet wat de voordelen en mogelijkheden zijn van een online boekhouding platform voor de financiële administratie. Dit zijn de grootste voordelen voor ondernemers in het MKB:

  • Een online boekhoudprogramma is overal en altijd toegankelijk.
  • Handmatige processen kunnen grotendeels worden geautomatiseerd.
  • Terugkerende handelingen kunnen ingepland worden.
  • Verschillende administratieve zaken worden samengebracht op één platform.
  • De software wordt dynamisch voorzien van updates.
  • De kosten zijn transparant en lager dan een boekhouder.
  • Data kan direct worden gedeeld met je persoonlijke accountant.

Dit zijn de voornaamste redenen voor ondernemers om over te stappen naar een online boekhoudprogramma. Laten we deze punten wat verder uitwerken:

Een online boekhoudprogramma is overal en altijd toegankelijk

Wanneer de financiële administratie in de cloud wordt opgeslagen kun je die 24 uur per dag en 7 dagen per week inzien, data onderhouden en toevoegen. Het maakt dan niet uit waar je bent, zolang je maar beschikt over een internetverbinding. Overigens heeft een online boekhoudprogramma meestal ook een offline component waarbij je ook onderhoud kunt plegen die later gesynchroniseerd wordt met het online platform.

Handmatige processen kunnen grotendeels worden geautomatiseerd

Het overtypen van papieren facturen is verleden tijd. Er wordt al jaren gebruik gemaakt van scanning software met OCR optie. De tekst wordt omgezet naar data en automatisch ingevoerd in het boekhoudprogramma. Daarnaast kun je met universele standaarden als UBL digitale facturen direct verwerken.

Terugkerende handelingen kunnen ingepland worden

Als je wekelijks een standaard factuur uitstuurt naar vaste klanten kun je deze facturering inplannen. Dat geldt ook voor zaken als herinneringen en aanmaningen. Geef een datum in en deze documenten worden automatisch aangemaakt en op het gewenste moment verzonden.

Verschillende administratieve zaken worden samengebracht op één platform

Voorheen moest je werken met verschillende programma's, losse bestanden, tabbladen of pagina's om alle financiële data te verwerken. Dat is totaal niet efficiënt en maakt het zeer ingewikkeld om BTW aangiftes en jaaropgaves te maken. Bij een modern boekhoudprogramma worden zaken als debiteuren en crediteuren, activa en passiva en de salarisadministratie volledig aan elkaar gekoppeld waarmee het veel eenvoudiger wordt om overzichten te maken.

De software wordt dynamisch voorzien van updates

Bij een online boekhoudprogramma sluit je een abonnement af, het is niet een softwarepakket dat je eenmalig aanschaft. Daarmee ben je niet duurder uit want updates en aanpassingen zijn in de prijs inbegrepen. Bij offline software moet je elk jaar een update aanschaffen, anders mis je de nieuwste mogelijkheden en standaarden. Online boekhoudsoftware wordt gaandeweg steeds beter zonder dat de kosten stijgen.

De kosten zijn transparant en lager dan een boekhouder

Bij een online boekhoudprogramma betaal je doorgaans een vast maandelijks tarief. Afhankelijk van welk pakket je kiest, en de omvang van het bedrijf sluit je een abonnement af. Kies voor een software pakket zonder addertjes onder het gras of verborgen kosten en je weet precies welke kosten je maakt voor het gebruik van de software.

Data kan direct worden gedeeld met je persoonlijke accountant

Naast een modern boekhoudprogramma is het ook verstandig een moderne accountant in te schakelen. Een financieel professional die ook overweg kan met de software van jouw keuze. Zo kun je data delen van waaruit de financiële administratie kan worden gebruikt voor het indienen van aangiftes, maar ook voor het opstellen van een toekomstplan voor de onderneming.

De combinatie tussen boekhoudprogramma en accountancy kantoor is van groot belang. Neem contact op met de OAMKB adviseur bij jou in de buurt voor meer informatie over de beste boekhoudsoftware en de meest optimale wijze van gebruik.

De koppeling van boekhouding en accountant

Door gebruik te maken van een modern boekhoudprogramma worden de meeste boekhoudkundige taken geautomatiseerd. Door het gebruik van slimme software zijn de diensten van veel boekhouders vervangen. Dat is jammer voor de boekhouder, maar voordelig voor de ondernemer. De rol van de accountant binnen het proces is daarentegen juist toegenomen. Wat zijn de verschillen tussen een boekhouder en een accountant?

  • Een boekhouder maakt een overzicht van alle inkomsten, uitgaven en andere financiële data.
  • Een accountant maakt gebruik van deze cijfers om een optimale koers van het bedrijf op te stellen.
  • Een boekhouder heeft geen speciale opleiding gevolgd, er zijn wel cursussen maar die zijn niet verplicht.
  • Een accountant-administratie consulent (AA) heeft een HBO opleiding afgerond, een registeraccountant (RA) heeft een WO opleiding afgerond. Daarnaast is elke accountant ingeschreven in de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA).
  • Een boekhouder beperkt zich tot de objectieve verwerking van informatie.
  • Een accountant plaatst de cijfers in perspectief ten behoeve van de onderneming.

Omdat boekhoudkundige taken met name gericht zijn op het verwerken van data is het relatief eenvoudig te automatiseren. Naast de geavanceerde software die het mogelijk maakt om documenten te scannen en digitaliseren is de economie ook steeds digitaler geworden. Een accountant voert diensten uit op een ander abstractieniveau. De accountant of financieel professional neemt de cijfers als uitgangspunt en kijkt naar de onderneming. In overleg met de ondernemer wordt bepaalt op welke wijze er met zaken van financiële aard wordt omgegaan, en hoe dit de beste resultaten oplevert voor de onderneming.

Haal het maximale uit uw onderneming met een modern boekhoudprogramma in combinatie met een moderne accountant. Vraag direct een offerte op maat aan.

Wat kun je verwachten van een modern boekhoudprogramma?

Wanneer je al langere tijd een onderneming aanstuurt houd je wellicht niet de laatste mogelijkheden op het gebied van online boekhoudsoftware bij. Dat is begrijpelijk. Daarom zetten we hier enkele voordelen van moderne boekhoudprogramma's op een rijtje. We gaan uit van het Yuki platform, er zijn andere online administratie platformen met dergelijke kenmerken.

  • Een goed online boekhoudprogramma is direct te koppelen aan een geschikte accountant voor verdere verwerking.
  • Facturen kunnen door de ondernemer, of eigen personeel eenvoudig worden toegevoegd aan de online account.
  • Zowel digitale nota's als papieren documenten worden gedigitaliseerd, geanalyseerd en op de juiste wijze in het systeem opgenomen.
  • Het systeem werkt op document niveau zodat elk gewenst document altijd is op te zoeken.
  • Online software is altijd beschikbaar, bij voorkeur via een webbrowser. In dat geval is er geen installatie van additionele software vereist. Zo heb je ook zonder toegang tot de werkcomputer wel toegang in de financiële administratie.
  • Er kunnen dynamisch rapporten worden gegenereerd op basis van de gewenste parameters.
  • Bij de invoermogelijkheden worden naast de standaard bestandsformaten zoals Exact en Excel ook cloud opslag diensten als Dropbox en Onedrive ondersteund.
  • Er zijn diverse uitvoermogelijkheden voor zowel de eigen administratie als de Belastingdienst.
  • Projectregistratie, salarisadministratie en urenregistratie komen samen in één overzichtelijk pakket.
  • De software moet automatische back-ups ondersteunen.
  • Een hoge mate van beveiliging is essentieel.

Alle functionaliteiten zijn ingericht om het proces efficiënter, eenvoudiger en sneller te maken. De techniek moet altijd in dienst van de ondernemer staan, en niet andersom. De combinatie tussen boekhoudprogramma en administratiekantoor spreekt haast voor zich. De software is heel slim, en kan veel data verwerken, maar het is de kennis en expertise van de accountant of financieel professional die het verschil maakt. Daarom is het verstandig om een administratiekantoor te kiezen die overweg kan met de software binnen de organisatie. Het is mogelijk een adviseur in te schakelen om de bestaande boekhouding te converteren naar een modern boekhoudprogramma. Dit is een eenmalig proces, daarna kun je verder met de nieuwe software.

Een laatste voordeel dat niet onbenoemd mag blijven is gebruiksgemak. Welke software je ook kiest, het is van groot belang dat de software gebruiksvriendelijk is en aansluit bij de behoefte van de ondernemer. Hoeveel mensen binnen het bedrijf gaan gebruik maken van de software? Wie krijgt welke toegang tot de database? Bij de meeste boekhoudprogramma's kun je kiezen voor meer gebruikers en verschillende vormen van toegang.

Een oplossing op maat

Laat je goed informeren alvorens je een keuze maakt voor een boekhoudprogramma. Naast de kosten speelt de functionaliteit ook een grote rol. De kosten die je zult besparen bij het automatiseren van de boekhouding kun je investeren in een samenwerking met een modern administratiekantoor. Een accountant kan de cijfers nemen en in overleg met de ondernemer een plan maken voor de toekomst. Elke ondernemer in het MKB kan af en toe een sparringpartner gebruiken, een professional die van buitenaf jouw onderneming kan evalueren en op basis van alle informatie een toekomstplan kan aandragen.

Neem contact op met jouw vertegenwoordiger bij OAMKB en informeer naar de mogelijkheden.

Onze app
Blijf op de hoogte! Download hier onze appDe laatste nieuwtjes voor ondernemers, maak afspraken en meer!
Onze app
X