Zzp en klein mkb Midden en groot mkb RA-/AA-accountant of fiscalist?
Doe mee aan onze franchiseformule!
Bel me terug
Vraag vrijblijvend een adviesgesprek aan over hoe jij tijd kunt besparen op je administratie
Neem nu contact op!

Welke gevolgen heeft extra werk voor de financiële administratie?

Soms wordt er bij een opdracht extra werk verricht dat vooraf niet was afgesproken. Dan kan er een conflict ontstaan tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer. Om dit te voorkomen zijn duidelijke afspraken van groot belang om later discussie te voorkomen. Toch kunnen er onverwachte situaties ontstaan. Hoe ga je hiermee om en welke gevolgen heeft dat voor de financiële administratie? Je kunt tot 70% tijd besparen door de financiële administratie via online boekhoudsoftware te regelen. Vraag direct een passende offerte aan bij OAMKB.

Aanvullende werkzaamheden

Bij sommige opdrachten blijkt gedurende de looptijd van de klus dat er aanvullende werkzaamheden nodig zijn. Hoe ga je daarmee om? Zowel als opdrachtgever als uitvoerende?
 
Laten we een praktijkvoorbeeld nemen:
 
Een aannemer wordt gevraagd een offerte uit te brengen voor onderhoudswerkzaamheden aan een huis. Er moet het één en ander verbouwd worden en geschilderd. Er worden een calculatie gemaakt die uitkomt op €10.000,- waarvan €8.000,- voor de verbouwing en €2.000,- voor de schilderswerkzaamheden. De offerte wordt akkoord bevonden en de aannemer gaat aan de slag.
 
Na afronding van de verbouwing wordt een deelfactuur uitgeschreven voor €8.000,-. Die wordt ingeboekt in de financiële administratie en netjes voldaan. Er staat op de factuur dat het resterende deel voor het schilderwerk nog gefactureerd zal worden, en voor extra werkzaamheden. Tip: Bij software voor financiële administratie kunnen offertes en deelfacturen samen worden ondergebracht binnen één project. Zo is het altijd terug te zoeken waar nog bedragen open staan.
 
Na afronding van het schilderwerk wordt de tweede factuur gestuurd, ditmaal voor een bedrag van €6.000,-. Zoals in de offerte uit de financiële administratie is af te lezen is het restant bedrag veel hoger dan de prijs in de oorspronkelijke offerte. De aannemer geeft aan dat de extra €4000,- de kosten zijn voor extra werkzaamheden aan het huis.

Opdrachtgever weigert

De opdrachtgever weigert de meerkosten te betalen omdat hier niet eerder melding van was gemaakt. Het extra bedrag staat ook niet in verhouding tot het bedrag in de oorspronkelijke offerte. De aanvullende kosten zijn meer dan het dubbele van het bedrag uit de offerte.

Ongerechtvaardigde verrijking

De aannemer houdt vast aan het bedrag van de tweede factuur. Extra werkzaamheden zijn normaal en te verwachten bij een verbouwing als deze. Dat had de opdrachtgever moeten weten. Daarnaast is er kwestie van een “ongerechtvaardigde verrijking”, dat houdt in dat de waarde van het huis hoger is geworden als gevolg van de extra werkzaamheden.
 
Tip: Neem zakelijke uitgaven altijd op in de financiële administratie. Laat je adviseren over de juiste manier van boeken en afschrijven binnen jouw financiële administratie.

Het klopt dat bouwprojecten vaak onvoorziene kosten met zich meebrengen. Doorgaans wordt een marge van 10% gehanteerd als redelijk. Bij de oorspronkelijke offerte zou dat een bedrag zijn van €1.000,-. De meerkosten in de factuur liggen op €4.000,-, een veel hoger bedrag dus.

Wat zegt de wet?

Volgens de wet had de aannemer tijdig aan moeten geven dat er extra kosten gemaakt moesten worden. Alleen als de opdrachtnemer had moeten begrijpen dat deze kosten vanzelfsprekend waren had de aannemer een punt. Maar de aannemer had niet tijdig aangegeven dat er extra kosten gemaakt zouden worden, en dit was ook niet vanzelfsprekend of strikt noodzakelijk.
 
Tip: Neem contact op met de specialisten van OAMKB als je verbouwingen wilt laten uitvoeren, zowel privé als zakelijk en laat je adviseren over een goede financiële administratie.

De rechter oordeelde in het voordeel van de opdrachtgever. Deze had geen noodzaak voor de extra werkzaamheden kunnen voorzien, ook is er geen melding gemaakt dat deze werkzaamheden plaats zouden vinden en een indicatie van de eventuele meerkosten. De “onrechtvaardige verrijking” werd ook verworpen, anders kan een aannemer ongevraagd werkzaamheden uitvoeren en die later opdringen aan de klant. De opdrachtgever hoeft de extra €4.000,- niet te betalen en de aannemer moet ook nog eens €1.500,- proceskosten betalen. 

Als de aannemer tijdig een nieuwe offerte had overlegd die in de financiële administratie was opgenomen en was ondertekend door de opdrachtgever was het een ander verhaal geweest. Zorg ervoor dat de overeenkomsten duidelijk worden vastgelegd met wederzijde instemming en bewaar deze documenten goed en deel ze met je administrateur. Als je administrateur een dossier voor overeenkomsten met je deelt kun je ze meestal bewaren in de  financiële administratie, dan heeft je administrateur ook inzicht en heb je je overeenkomsten altijd bij de hand. 
 
Zorg voor een goede financiële administratie, vraag advies bij de adviseurs van OAMKB.

Augustus, 2016

Gevolgen extra werk financiële administratie, financiële administratie, onderneming, OAMKB, digitale facturen, factuur, UBL standaard, PDF bijlage, documenten, online administratie, e-boekhouden, eboekhouden, online boekhouden, boekhouder, boekhouding