Zzp en klein mkb Midden en groot mkb RA-/AA-accountant of fiscalist?
Doe mee aan onze franchiseformule!
Bel me terug
Vraag vrijblijvend een adviesgesprek aan over hoe jij tijd kunt besparen op je administratie
Neem nu contact op!

Waarom je een kilometeradministratie goed bij moet houden

Als je ook privé rijdt in de auto van de zaak weet je ongetwijfeld al dat je per kalenderjaar maximaal 500 kilometer privé mag rijden om bijtelling te voorkomen. Je weet ook dat je daarvoor een sluitende kilometeradministratie moet bijhouden. Maar wist je dat de Belastingdienst streng controleert en dat een uitgebreide kilometeradministratie alsnog verworpen kan worden? Gelukkig zijn er voldoende mogelijkheden om jouw kilometeradministratie wel goed te registreren, maak daar ook gebruik van!

Praktijkvoorbeeld van een DGA

Een directeur van een bedrijf reed privé in zijn zakelijke auto. Geen probleem, dat mag gewoon. Op een gegeven moment kreeg hij alsnog een aanslag met 25% bijtelling. De Belastingdienst kon geen kilometeradministratie vinden en trok automatisch de conclusie dat hij meer dan 500 kilometer had gereden. Geen probleem, hij ging alsnog een kilometeradministratie opstellen. Na uitgebreid rekenwerk kwam hij uit op ruim 400 kilometer, ruim onder het maximum van 500 kilometer. Uit de jurisprudentie blijkt dat onder omstandigheden ook bij het achteraf construeren van de kilometeradministratie het vereiste tegenbewijs kan worden geleverd. Beter is natuurlijk om een sluitende administratie bij te houden.

De nieuwe kilometeradministratie werd juridisch getoetst. Het Gerechtshof had nieuwe berekeningen gemaakt waaruit bleek dat de feitelijke afstand van zijn huis naar de zaak korter was dan aangegeven. Hij gaf als verklaring dat hij soms om moest rijden vanwege het verkeer, of een kleine boodschap (letterlijk en figuurlijk) moest doen etc. Dit werd verworpen en de bijtelling bleef staan.

Streng beleid op kilometeradministratie

De Belastingdienst controleert zeer streng op de nauwkeurigheid van jouw kilometeradministratie. Jij moet bewijzen dat je niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden. De bewijslast ligt dus bij jou. Als je niet nauwkeurig jouw administratie hebt bijgehouden krijg je zonder pardon de bijtelling opgelegd. De zaak voor de rechter brengen zal waarschijnlijk in jouw nadeel uitvallen. Neem de kilometeradministratie dus serieus, dat doet de Belastingdienst ook.

Wat moet er in een kilometeradministratie genoteerd worden?

Je moet de volgende zaken duidelijk opnemen in jouw kilometeradministratie:

De ritgegevens moeten nauwkeurig in kaart worden gebracht, je moet hiervoor noteren:

Heb je een pen en papier bij de hand? Als je regelmatig rijdt is dat haast niet bij te houden, en de Belastingdienst kijkt met een vergrootglas naar jouw kilometeradministratie. Ga je toch maar de 25% bijtelling betalen of schakel je externe hulp in?

Black Box

Er zijn verschillende bedrijven die apparaatjes leveren die elke rit perfect bijhouden. Je hoeft daar verder niets voor te doen. Ze bouwen de “Black Box” binnen een kwartiertje in, je gaat rijden en leest de ritten later in Excel uit. Let daarbij wel op: het Keurmerk Ritregistratiesystemen is het enige keurmerk waar de Belastingdienst rit registraties van accepteert. Je mag het ook op een andere wijze indienen maar dan zal de controle strenger zijn.

There's an App for that

Je hebt waarschijnlijk al een smartphone in de houder van je zakelijke auto zitten. Gebruik dan een app om alle ritten bij te houden. Er is volop keuze voor zowel Apple iOS als Android, en misschien ook wel voor Windows en Blackberry als je heel goed zoekt. Er zijn gratis apps, betaalde apps en apps met een abonnement. Deze apps kunnen vaak net zo nauwkeurig ritten bijhouden als losse kastjes, het is aan jou de keuze of je de alles-in-een oplossing kiest van een smartphone, of toch liever een kastje in de auto monteert. Bij apps zul je niet snel het Keurmerk Ritregistratiesystemen tegenkomen, maar de data is in principe sluitend. Via Excel kun je de kilometeradministratie uitlezen en eventueel aanpassen als er ritten niet juist ingevoerd zijn.

Een kilometeradministratie maak je na de rit, niet volgend jaar

Maak het jezelf niet moeilijk en houd je ritten goed bij. Op een servetje met een lekkende balpen, met een app op je smartphone of met een luxe Black Box. Elke methode is beter dan achteraf een formuliertje intikken en een fikse bijtelling riskeren. De Belastingdienst controleert streng op de kilometeradministratie omdat er makkelijk misbruik van gemaakt kan worden. Als je honderd kilometer per jaar minder rijdt scheelt dat plotseling enorm in de kosten voor een auto, als de opgave niet klopt loopt de staat veel belastinggeld mis.

Een effectieve oplossing kost weinig moeite, en bespaart je meer dan het kost. Begin vandaag nog met je ritten te registreren, en...niet meer omrijden dus!

Heb je een bestelauto en gebruik je deze uitsluitend zakelijk?

Gebruikt je als ondernemer je bestelauto uitsluitend zakelijk? Dan kunt je een 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' indienen. Je hoeft dan geen kilometeradministratie bij te houden en mag de privébijtelling achterwege laten. Wel moet je veranderingen rond het zakelijk gebruik van de bestelauto direct aan de belastingdienst melden. Bijvoorbeeld als je een andere bestelauto gaat gebruiken of als je toch privékilometers met de bestelauto rijdt.

Je moet ook 100% zeker zijn van je zaak. Zoals je weet wordt er overal toezicht gehouden met behulp van camera’s. De fiscus maakt hiervan gebruik en kan je vragen om een toelichting als je bestelauto op een ongebruikelijk tijdstip of een bijzondere locatie is gesignaleerd. De staatssecretaris is van mening dat een boete van 100% bij onjuiste of onvolledige kilometeradministratie op zijn plaats is.

Naast de kilometeradministratie is het ook mogelijk op andere wijze aannemelijk te maken dat minder dan 500 km prive is gereden, bijvoorbeeld doordat een andere auto in bezit is, die beter geschikt is voor privé gebruik. Dit bewijs is wel lastiger, dus verdient niet de voorkeur.


maart 2016

kilometerteller administratie bijhouden, auto van de zaak, kilometeradministratie, belastingdienst, ondernemer, OAMKB