Zzp en klein mkb Midden en groot mkb RA-/AA-accountant of fiscalist?
Doe mee aan onze franchiseformule!
Bel me terug
Vraag vrijblijvend een adviesgesprek aan over hoe jij tijd kunt besparen op je administratie
Neem nu contact op!

Online administratie met grote mail bijlages

Met glasvezel, 4G en andere snelle internetverbindingen vliegen de data je om de oren. 4K resolutie YouTube video’s, streaming muziek in hoge kwaliteit en videochatten, het kan allemaal en overal! Tot je een bijlage in de mail wilt zetten, bijvoorbeeld een PDF scan van een contract, en die past opeens niet. Online administratie is leuk, maar als je niet eens een flink document kunt mailen schiet het niet op. Gelukkig kun je de limiet voor een e-mail bijlage eenvoudig omzeilen, hoe dat werkt lees je is deze blog.

OAMKB maakt online administratie eenvoudiger met uitstekende boekhoudsoftware gekoppeld aan een financieel professional bij jou in de buurt. Informeer direct naar de mogelijkheden.

Limiet per mail client

Per hosting provider wordt er een andere (willekeurige) limiet gehanteerd voor bijlagen. Bij webmail diensten als Yahoo ligt de limiet op 25 MB, bij Outlook.com is er gekozen voor 34 MB en bij Gmail hanteren ze ook 25 MB. Maar de Outlook applicatie op je computer gaat maar tot 20 MB. Het is verstandig om jouw e-mail bijlagen, bijvoorbeeld voor de online administratie, onder de 20 MB te houden. Zo werkt het via alle mail clients, en de ontvangers met een minder snelle verbinding kunnen de bestanden toch redelijk snel downloaden.

Cloud opslag

Voor de online administratie is bestanden opslaan in de cloud ideaal. Toch zul je niet altijd op je eigen digitale eilandje met bestanden werken, het kan daarom handig zijn om gebruik te maken van online opslagdiensten zoals Google Drive (gekoppeld aan een Gmail account, OneDrive (gekoppeld aan een Outlook account) of iCloud (gekoppeld aan een Apple account). Voor de eerste aantal GB’s hoef je niets te betalen, en je kunt direct een download link koppelen aan jouw mail. Daarbij is het mogelijk om rechten in te stellen zoals “alleen lezen” of “bewerken”. Ideaal voor de online administratie dus.

Externe diensten voor grote bestanden

De drie voorbeelden van cloud opslag die we zojuist al hebben genoemd zijn handig voor de online administratie, omdat de mail app direct gekoppeld is aan de cloud opslag. Toch zijn er ook alternatieven, denk aan Dropbox waarmee je ook links naar bestanden en mappen kunt mailen via elke gewenste mail applicatie. Voor grote archieven in de online administratie kun je ook gebruik maken van WeTransfer of Filemail, daarmee kun je Gigabytes tegelijkertijd versturen als Zip bestanden. Let daarbij wel op de beveiliging van jouw data. Deze twee aanbieders bieden zowel gratis als betaalde diensten. Naast extra ruimte kun je de bestanden langer online laten staan, en je kunt er zelfs je eigen branding aan toevoegen. Dat is naast de online administratie ook heel handig om andere bestanden mee te delen in jouw eigen corporate identity.

Verschil tussen bijlage en link

Naast het omzeilen van de maximale bestandsgrootte voor bijlagen is er nog een groot voordeel van een link voor jouw online administratie; de content van de link is “dynamisch”, je kunt na het versturen van de link het bronbestand of de map bijwerken en updaten. In het geval van een bijlage kun je deze niet later aanpassen.

Meer weten over de online administratie? Vraag het aan de specialisten van OAMKB.
 

online administratie, mail bijlagen, administratie, OAMKB