Zzp en klein mkb Midden en groot mkb RA-/AA-accountant of fiscalist?
Doe mee aan onze franchiseformule!
Bel me terug
Vraag vrijblijvend een adviesgesprek aan over hoe jij tijd kunt besparen op je administratie
Neem nu contact op!

Horeca boekhouding: van noodzakelijk kwaad naar geruisloze verslaglegging!

Horeca boekhouding is een van de meest onderschatte en toch zeer belangrijke aspecten van het runnen van een horecaonderneming, maar het zelf doen van je boekhouding kan vaak beangstigend zijn. Zelfs als je geen handigheid hebt met cijfers, is het voeren van een goede horeca boekhouding vrij eenvoudig als je borgt dat je georganiseerd werkt en accuraat bent. Het gaat erom te weten waar je je geld aan uitgeeft, hoeveel je uitgeeft, waar je inkomsten vandaan komen en hoeveel geld je moet verdienen om winst te maken. Hieronder staan enkele tips die het goed organiseren van je horeca boekhouding makkelijker maken.

Meer weten? Neem vandaag nog contact op met de financieel professionals van OAMKB.

Vraag eens rond

Vraag andere horeca ondernemers hoe zij hun horeca boekhouding hebben geregeld. Als je weet hoe een collega of andere professionals uit de industrie het boekhouden in de horeca benaderen, kan dit inzicht verschaffen in hoe je jouw eigen boeken en bescheiden moet behandelen.

Wees nauwkeurig

De enige manier om te weten of je winst of verlies maakt is om een accuraat overzicht te houden van al het geld dat jouw onderneming binnenkomt en uitgaat. Dit klinkt misschien als gezond verstand, maar veel financiële zorgen komen voort uit een gebrek aan toewijding aan nauwkeurige boekhouding. Neem nauwkeurige bedragen op voor elke uitgave en alle inkomsten. Niet afronden! Die paar centen of euro’s worden in de loop van een week of een maand bij elkaar opgeteld en kunnen jouw bedrijfsresultaten en boekhoudkundige gegevens ernstig beïnvloeden.

Houd de uitgaven bij

Je uitgaven omvatten jouw inventaris, arbeidskosten, bezettingskosten, kosten voor verzekeringen en andere operationele kosten. Ken je voorraad, hoeveel je per week inkoopt en je kosten van verkochte goederen. Houd bij hoeveel je je werknemers betaalt en leg al je operationele uitgaven vast, zodat je weet hoeveel geld je elke week moet verdienen om winst te maken.

Houd de inkomsten bij

Het bijhouden van je inkomsten is net zo belangrijk voor de horeca boekhouding als het kennen van je uitgaven. Als je je inkomsten wilt bijhouden, moet je boekhoudgegevens hebben over hoeveel je verdient aan voedsel en drankverkoop, verkoop diversen en/of catering. Als je je wekelijkse inkomen onderschat, ziet jouw bedrijf er misschien uit alsof het geld verliest, terwijl dat niet het geval is. Aan de andere kant, als je je inkomen overschat, zou je onbedoeld je bestedingslimiet kunnen overschrijden omdat je geen nauwkeurig budget had. De enige manier om elk probleem te voorkomen, is exacte inkomsten vast te leggen.

Investeer in een goede kassa( die zijn niet meer zo duur, vanaf 70,- per maand heb je al een goed systeem) die gekoppeld kan worden met je administratie. Je ziet dan per uur, per dag je gespecificeerde omzet. Zo kun je nog beter sturen naar meer winst.

Maak een Winst en Verliesrekening (W&V)

Een winst- en verliesrekening van een horecabedrijf is een manier om je inkomsten, F&B kosten, arbeidskosten en bedrijfskosten bij te houden. Een W&V geeft inzicht in alle inkomsten en uitgaven in één beknopt document. Om precies te weten waar een kostenpost uit bestaat kun je de details achter elke post inzien. Een goed georganiseerde en geautomatiseerde administratie kan op elk moment van de dag worden geproduceerd. Echter is een maandelijkse rapportage doorgaans wat betrouwbaarder omdat veel kosten per maand in rekening worden gebracht .Let wel, een goed boekhoudpakket verzorgt dit automatisch.

Gebruik boekhoudsoftware

Boekhoudsoftware, inclusief financiële software en koppeling met kassa (point of sale “POS” systemen) en Hotelsoftware (property management “PMS”-systemen), helpt om jouw voorraadtellingen en transacties snel en accuraat te organiseren. Afhankelijk van jouw software kun je ook de loonlijst, verkooprapporten en betalingsmethoden beheren.

Hoewel sommige administratiekantoren het handmatige inklopwerk voor je zullen willen verzorgen, kan een modern boekhoudpakket in combinatie met de juiste financieel specialist je veel beter helpen om je boeken en records zelf te beheren en je op de lange termijn geld te besparen. Ook inzicht in je eigen prestaties wordt hierdoor veel beter zonder dat je er meer werk aan hebt.

Kies de boekhoudsoftware die bij je past

Er zijn veel financiële softwareprogramma's beschikbaar, In principe doet elk systeem wat het hoort te doen. Echter zien we de meer vooruitstrevende systemen die het boekhoudproces steeds meer automatisch laten verlopen. Minder kans op fouten mits goed ingeregeld. Belangrijk bij je keuze is de mogelijkheid om te kunnen koppelen met je andere financiële verslagleggers zoals kassa, bank en bijv. hotelreserveringssysteem.

Ga op zoek naar een gespecialiseerde boekhouder-adviseur

Als deze tips verwarrend klinken of als jouw boekhoudkundige wensen te ingewikkeld zijn om zelfstandig te beheren, overweeg dan om een goede boekhouder met branchekennis in de arm te nemen. Er zijn veel onafhankelijke administratiekantoren die gespecialiseerd zijn in diensten voor de horeca, waaronder horeca boekhouding, financiële consultaties, salarisbeheer en nog veel meer. Binnen OAMKB werken we allemaal samen met de specialisten op dit gebied. Belangrijk is dat je keuzevrijheid hebt en kunt kiezen uit modules die op jou van toepassing zijn. Betaal vooral niet voor diensten die je toch niet gaat gebruiken. Het gaat niet alleen om goed administreren maar ook om de toegevoegde waarde die geboden wordt door de kennis van de branche, het snappen wat er in jouw bedrijf gebeurt en begrip opbrengen voor de uitdagingen waar je voor staat. Dit alles zodat je op een juiste manier ontzorgd wordt.

Meer weten hoe een goed ingerichte administratie uw amper tijd kost en actueel inzicht geeft in uw prestaties? Neem dan vrijblijvend contact op met onze financieel professionals.

 

 

Bas van Kooten
Maart 2018

boekhouding horeca, horeca, online administratie, administratie, online boekhouden, boekhouden online, online boekhoudpakket,