Zzp en klein mkb Midden en groot mkb RA-/AA-accountant of fiscalist?
Doe mee aan onze franchiseformule!
Bel me terug
Vraag vrijblijvend een adviesgesprek aan over hoe jij tijd kunt besparen op je administratie
Neem nu contact op!

Hoe werk ik met Google Drive?

Omdat de mogelijkheden groter zijn geworden, heet Google Docs nu Google Drive. De belangrijkste uitbreiding is dat je nu bestanden kunt synchroniseren met je harde schijf. Wat heeft Google Drive jou te bieden en hoe werk je er precies mee?

Wat zijn de grote voordelen van Google Drive?

Door in te loggen met je Gmail-account op ieder apparaat dat internetverbinding heeft,  heb je overal en altijd toegang tot je bestanden. Deze staan veilig online in de cloud opgeslagen. Je hoeft dus niet bang te zijn om je bestanden te verliezen als je computer of laptop een keer crasht. Een ander groot voordeel is dat je met meerdere personen tegelijk in een document kunt werken. Zo voorkom je heen-en-weer gemail als een document bijvoorbeeld aangepast moet worden. De aanpassing is gelijk zichtbaar voor de bestemde personen. Realtime samenwerken dus.

Werken met Google Drive: bestanden maken

Je kunt met Google Drive bestanden en mappen aanmaken. Deze kun je ook uploaden van je harde schijf naar Google Drive. Denk hierbij aan Office-documenten, PDF’s, foto’s, etc. In de meeste gevallen kun je deze bestanden eenvoudig overzetten naar Google Docs als je ze wilt bewerken. 

De knop ‘MAKEN’ geeft je de volgende opties: 

Werken met Google Drive: bestanden delen

Na eerst een document gemaakt te hebben, kun je deze heel eenvoudig delen. Dit doe je door op de blauwe knop ‘DELEN’ te klikken. Je bepaalt dan ook met wie je het document deelt, dat kunnen meerdere personen zijn. Je kunt zelfs instellen of de gedeelde persoon het document mag bewerken, opmerkingen mag plaatsen of alleen kan weergeven. 

Tip: Als je een opmerking plaatst in een document kun je een + of @-teken toevoegen voor de naam van een persoon. De persoon krijgt dan automatisch een mail met die specifieke opmerking. Bijvoorbeeld: +Henk of @Henk. De gedeelde documenten zijn zichtbaar onder ‘Gedeeld met mij’ in de Drive-structuur. 

Een mooi voorbeeld van de handigheid van Google Drive is dat je groepen kunt maken van afdelingen binnen je bedrijf of organisatie. Je kunt documenten delen met een groep van een bepaalde afdeling en men kan deze gelijk inzien. Een nieuwe werknemer kan zo aan een groep worden toegevoegd en ontvangt op deze manier de documenten die voor hem relevant zijn. 

Delen met externen

Als je bestanden wilt delen met iemand buiten je bedrijf of organisatie, moet diegene wel een Gmail-account hebben. Een Gmail-account is makkelijk aan te maken en je kan deze synchroniseren met je Outlook-adres.   

Werken met Google Drive: synchroniseren met schijf

Door Google Drive op de harde schijf van je computer te installeren, kun je ook offline werken. De map waarin je je bestanden in de cloud mee synchroniseert staat onder ‘Mijn Schijf’ rechts in de Drive-structuur. Dit werkt vice versa. Dat wil zeggen, je kunt dus ook bestanden die op je harde schijf staan in de cloud zetten. 

Tip: Synchroniseer alleen de mappen vanuit Drive met je harde schijf als dit echt nodig is. Anders staat alles in de cloud en fysiek op je harde schijf. Zo kom je sneller aan je opslaglimiet (gratis 5GB in Google Drive) en verhoog je het risico tot datadiefstal. Als je apparaat gestolen wordt zijn al deze bestanden op je fysieke schijf toegankelijk voor de verkeerde personen.

Beveiliging van Google Drive

Om je Google Drive-omgeving te beveiligen kun je een extra beveiligingsoptie inschakelen door middel van een tweede authorisatiecode als je inlogt. Deze ontvang je via sms. De beveiligsoptie stel je in bij je Gmail-account → instellingen → accounts en dan verificatie in twee stappen aanvinken.

De zoekoptie is zeer handig om bestanden terug te vinden binnen Google Drive. De geavanceerde zoekopties geven je de mogelijkheid om te zoeken op: 


Je kunt ook de optie 'Sorteren' gebruiken en bestanden weergeven op:


Google Drive werkt het beste met de internetbrowser Google Chrome. Dit geeft je meer mogelijkheden en bestanden zijn makkelijker over te zetten. Google Drive kent dus uitzonderlijk veel mogelijkheden en kan jou een hoop tijd besparen. Wacht niet en maak je eigen met Google Drive!


Voor meer informatie, stuur een mail naar info@oamkb.nl


Maart 2015

google drive werken gebruik oamkb