Zzp en klein mkb Midden en groot mkb RA-/AA-accountant of fiscalist?
Doe mee aan onze franchiseformule!
Bel me terug
Vraag vrijblijvend een adviesgesprek aan over hoe jij tijd kunt besparen op je administratie
Neem nu contact op!

Hoe ga je om met de privacy van werknemers in je online administratie in 2018?

Ondernemers gebruiken hun online administratie vaak ook als archief of dossier. Want door zoveel mogelijk bedrijfsprocessen met elkaar te combineren kun je veel tijd en kosten besparen. Bij het bewaren van informatie over o.a. werknemers binnen de online administratie ligt inbreuk op de privacy wel op de loer. De huidige regelgeving in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) zal in 2018 worden vervangen door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Welke veranderingen kun je verwachten, en is het verstandig om daar nu al rekening mee te houden?

Zorg dat jouw online administratie voorbereid is op de AVG in 2018, controleer het direct bij jouw financieel professional.

 

Hoe staat met de privacy in 2017?

Wat betreft het bewaren van de privacy in Nederland wordt er momenteel gebruik gemaakt van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Het toezicht op deze wet is in handen van de Autoriteit Persoonsgegevens, deze controleert of organisaties zich daadwerkelijk aan de regels houden.

Meldplicht Datalekken 2016

Je werkt zoveel mogelijk in de cloud, dankzij de online administratie is papier en fysieke media naar de achtergrond verschoven. Op zich is dat heel goed wat privacybescherming betreft want maandelijks wordt er betaald voor de bescherming door bijvoorbeeld backups en professionele partijen die de cloud in stand houden.

Het nadeel van de cloud is dat gegevens gevoelige informatie kunnen bevatten die interessant zijn voor hackers. Sinds 2016 is het verplicht om elk datalek door te geven aan de AP mits deze kan leiden tot nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens. Er moet sprake zijn van een ernstig datalek. Je hebt bijvoorbeeld een datalek als er:

Wat gaat er veranderen in 2018?

Vanaf 25 mei 2018 treedt de AVG in werking, dat is de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit is een verordening op Europees niveau waarin de bescherming van persoonsgegevens voor o.a. medewerkers strenger wordt geregeld dan voorheen het geval was. Zo worden de rechten van de betrokkenen verder uitgebreid, daarnaast treedt er een invoering van de documentatieplicht in werking. Je moet dan als ondernemer kunnen bewijzen dat de online administratie voldoet aan de regels volgens de AVG in organisatorische en technische zin. Lees hier meer over de eisen.

Wat gebeurt er met de WBP?

Op het moment dat de AVG van kracht wordt, zal de WBP komen te vervallen, de online administratie zal dus voor 25 mei 2018 aangepast moeten worden. Het is daarom van belang om hier op tijd mee te beginnen. Niet alleen worden de regels strenger, de boetes zullen ook aanzienlijk omhoog gaan. Denk hierbij aan maar liefst vier procent van de omzet, of twintig miljoen euro, afhankelijk van welk bedrag hoger uitvalt.

Beter voorkomen dan genezen

Als ondernemer moet je altijd de vraag stellen welke informatie je echt nodig hebt binnen de online administratie m.b.t medewerkers. Zaken als de salarisadministratie en uitkering bij ziektekosten, verlof of zwangerschap moeten goed geregeld worden op basis van de relevante informatie over de persoon in kwestie. Om de privacy van werknemers optimaal te beschermen zul je bij elk invoerveld van de online administratie moeten overwegen of deze informatie wel écht van belang is. Ook als je de informatie niet meer nodig hebt, moet je die niet meer bewaren. Het gaat erom dat je geen overbodige informatie bewaart omdat je dan meer risico loopt dat dit op straat komt te liggen. Wat je niet hoeft te doen, dat kun je hier lezen.

Wanneer je nog meer vragen hebt over de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming met betrekking tot bewaring in je online administratie kun je terecht bij jouw OAMKB adviseur.

 

Maart 2017

online administratie, gegevens werknemers, AVG, oamkb, administratie online