Zzp en klein mkb Midden en groot mkb RA-/AA-accountant of fiscalist?
Doe mee aan onze franchiseformule!
Bel me terug
Vraag vrijblijvend een adviesgesprek aan over hoe jij tijd kunt besparen op je administratie
Neem nu contact op!

Digitalisering en online boekhouden; mag het papier weg?

Het kantoor staat vaak vol met archiefkasten welke gevuld zijn met dossiers die uitpuilen met documenten. Dossiers bevatten gevoelige informatie. Moet je alles bewaren ten behoeve van de fiscus of mag je alles digitaliseren en online boekhouden? In dit artikel leggen we in het kort uit welke documenten je mag digitaliseren met online boekhouden, en hoe je informatie op de juiste wijze moet archiveren.

Meer weten over online boekhouden en de administratie digitaliseren? Neem dan contact op met OAMKB voor meer informatie.

Papieren dossiers vernietigen na digitalisatie

Je wilt optimaal online boekhouden, hoe meer je kunt digitaliseren hoe minder papierwerk je hoeft te bewaren. In principe mag je facturen en bonnetjes ook scannen en alleen digitaal bewaren (de scans mogen uiteraard niet bewerkt zijn).Dat betekent dat online boekhouding net zo rechtsgeldig is als een dossier op papier. 

Vanzelfsprekend moet je werken met een betrouwbaar online administratie systeem zodat je er zeker van bent dat je geen data zult verliezen. Ook moet je de documenten juist en volledig digitaliseren. Je kunt bijvoorbeeld documenten scannen naar PDF bestanden, je kunt deze vervolgens via OCR naar platte tekst laten converteren. Bewaar dan ook de scans, het kan zijn dat de conversie niet helemaal juist is.

Na het succesvol digitaliseren kun je verder met online boekhouden. De originele documenten mogen vernietigd worden, gooi ze niet eenvoudigweg bij het oud papier maar gebruik een papierversnipperaar zodat privacygevoelige informatie niet in verkeerde handen komt.

Er zijn handigere manieren om je dit werk te besparen Lees hier over het makkelijk digitaal verwerken van bonnetjes en facturen.

Voorwaarden bij online boekhouden

Bij een controle door de Belastingdienst moeten de scans inzichtelijk zijn voor de fiscus: Denk hierbij aan:

Uitzondering op de regel

Bij persoonlijke documenten is het wel aan te raden de originele documenten te bewaren zoals notariële stukken die persoonlijk ondertekend zijn of een machtiging.
Je kunt ze bij het online boekhouden ook digitaliseren, maar bewaar ze ook als papieren document.

Meer weten over online boekhouden en de administratie digitaliseren? Neem dan contact op met de financieel professionals van OAMKB voor meer informatie.

November 2017

digitalisering, online boekhouden, online boekhouding, boekhouden online, boekhouding online, online boekhoudpakket, boekhouder, boekhouders, online boekhouder, e-boekhouden, eboekhouden, e-boekhouding, eenvoudig boekhoudprogramma, beste boekhoudprogramma