Zzp en klein mkb Midden en groot mkb RA-/AA-accountant of fiscalist?
Doe mee aan onze franchiseformule!
Bel me terug
Vraag vrijblijvend een adviesgesprek aan over hoe jij tijd kunt besparen op je administratie
Neem nu contact op!

Carpoolen en km-vergoeding, waar moet je op letten?

Als werkgever mag je werknemers een belastingvrije reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer betalen. Maar wat als collega’s carpoolen, wat zijn hier de gevolgen van? We leggen je hier uit waar je rekening mee moet houden. Je kun hierover ook direct contact met ons opnemen.

De verschillende situaties waarmee je te maken krijgt als werknemers gaan carpoolen:
 

Wie organiseert het carpoolen? Doe je dit zelf of is dat één van je werknemers. En als je het wel zelf organiseert, is er dan sprake van vervoer vanwege de werkgever?
Eigenaar auto. Rijdt de werknemer is zijn eigen auto of betreft het een auto van de zaak?
Bestuurder of meerijder. Welke regels gelden er voor de bestuurder en voor de meerijder?

Auto van de werknemer

Georganiseerd door werknemers. Als de werknemer het carpoolen zelf organiseert dan krijgt zowel de werknemer als zijn collega’s de € 0,19/km vergoed. Let op. Dit heeft alleen betrekking op de normale reisafstand. Moet de werknemer omrijden om de collega’s op te halen, dan worden deze extra kilometers niet vergoed.
Door jou georganiseerd. Je kunt ook zelf het carpoolen organiseren, het zogeheten ‘vervoer vanwege de werkgever’.

Vervoer vanwege de werkgever

In de volgende situaties is er sprake van vervoer vanwege de werkgever:


Bron: Belastingdienst

Als jij als werkgever het carpoolen organiseert, dan mag je de reiskosten van de bestuurder vergoeden, zowel voor de normale reisafstand én voor de omrijdkilometers die hij maakt om de collega’s op te pikken. Let op. Alléén de reiskosten van de bestuurder mag je vergoeden en dus niet die van de meerijders. Tip. Onderling mogen de meerijders wel afspreken om de bestuurder een vergoeding voor de rit te geven.

Carpoolen met een auto van de zaak

Georganiseerd door werknemers. Stel, één van je werknemers spreekt met collega’s af om ze op te halen met de auto van de zaak, dan mag je deze bestuurder geen reiskostenvergoeding geven; hij rijdt immers in een auto van de zaak. De omrijdkilometers worden gezien als privéritten. De collega’s die meerijden mogen de reiskostenvergoeding wél ontvangen. Ook hier kunnen meerijders onderling afspreken de bestuurder een vergoeding voor de rit te geven. Wil je weten hoeveel het voor jou als werkgever is, laat het ons voor je uitrekenen.

Door jou georganiseerd. Als jij regelt dat een werknemer met een auto van de zaak collega’s ophaalt, is er weer sprake van ‘vervoer vanwege de werkgever’. Onbelaste reiskosten zijn dan niet toegestaan. Let op. In dit geval vormen de omrijdkilometers voor de chauffeur zakelijke kilometers.

Als jij de chauffeur bent en je hebt meerijders? Het kan ook nog eens voorkomen dat werknemers met jou meerijden. Voor hen is er dan sprake van vervoer vanwege de werkgever. De extra kilometers mag je wel als zakelijke ritten voor jezelf rekenen, maar als je de werknemer een vergoeding voor deze reis geeft, is deze niet belastingvrij. Het maakt hierbij niet uit of het om een auto van de zaak of een privéauto gaat.

Méér dan € 0,19/km? Als de vergoeding hoger is dan het onbelaste deel, dan moet je het meerdere als belast loon of eindheffingsloon aanmerken.
Kort samengevat. Het hangt dus af van de eigenaar van de auto en wie het carpoolen organiseert om te bepalen wie de belastingvrije vergoeding mag ontvangen. De extra kilometers voor het omrijden mogen alleen worden vergoed als jij als werkgever hiervoor initiatief hebt genomen en de werknemer in zijn eigen auto rijdt. Hieronder een overzicht.
 

Auto-eigenaar 

Initiatiefnemer carpool   

Bestuurder

Meerijder(s)

De werknemer    

werkgever

€ 0,19/km wel omrijdkilometers

geen onbelaste km-vergoeding

werknemer

€ 0,19/km geen omrijdkilometers  

€ 0,19/km geen omrijdkilometers

De zaak

werkgever

geen onbelaste km-vergoeding 

geen onbelaste km-vergoeding

werknemer

geen onbelaste km-vergoeding 

€ 0,19/km geen omrijdkilometers 

Wil je meer weten over de onbelaste vergoeding voor je werknemers? Neem dan nu contact met ons op via info@oamkb.nl.

Mei, 2016

Carpoolen en kilometervergoeding waar moet je op letten, belastingvrije reiskostenvergoeding, reiskostenvergoeding, carpoolen, ondernemer, belastingadvies, belastingadviseur, OAMKB, fiscalist