Zzp en klein mkb Midden en groot mkb RA-/AA-accountant of fiscalist?
Doe mee aan onze franchiseformule!
Bel me terug
Vraag vrijblijvend een adviesgesprek aan over hoe jij tijd kunt besparen op je administratie
Neem nu contact op!

Boek concurrentievoordeel door goed gebruik van e-mail

 Boek concurrentievoordeel door goed gebruik van e-mail

Door e-mail goed te gebruiken, kunt u voordeel behalen ten opzichte van de concurrentie. In deze blog geef ik u tips hoe u dat doet.

Door e-mail goed te gebruiken, kunt u voordeel behalen ten opzichte van de concurrentie. In deze blog geef ik u tips hoe u dat doet.

De voordelen van e-mail
Er is niet veel fantasie voor nodig om te begrijpen waarom e-mail zo populair is. Deze vorm van communicatie heeft namelijk een aantal in het oog lopende voordelen. Zoals:

    Snelheid. Het bericht komt controleerbaar aan op de bestemming, met - bij wijze van spreken - de snelheid van het licht.
    Goedkoop. Geen drukwerk en postzegels nodig.
    Direct. Geen postkamer die sorteert en distribueert of een secretaresse die de boel ophoudt.
    Milieuvriendelijk. E-mail kost geen bomen. Tenminste, als niet ieder bericht wordt uitgeprint.
    Eenvoudige distributie. Met een simpele handeling kan hetzelfde bericht naar meerdere mensen worden gestuurd.
    Lekker afstandelijk. Geen rechtstreekse confrontatie met een ander en dus kan er worden nagedacht over een eventueel antwoord op een reactie.
    Geen onnodige verstoring van de omgeving door op luide toon een telefoongesprek te voeren. Mensen denken bij telefonisch contact nog steeds met stemverheffing te moeten spreken alsof ze de fysieke afstand moeten overbruggen.

Ieder voordeel heeft zijn nadeel
Als variant op een bekende uitspraak: ieder voordeel heeft zijn nadeel.

    E-mail is vluchtig en veel ondernemers en medewerkers hebben een behoorlijke werkvoorraad (een ander woord voor achterstand!) in de afhandeling van e-mailberichten. Het snelheidsvoordeel, een krachtig concurrentiemiddel, gaat op die manier compleet verloren.
    Het taalgebruik in e-mailberichten is vaak bedroevend. Onterecht wordt e-mail vaak gezien als een middel waar correct taalgebruik er niet zo toe doet. Een vergissing die vaak leidt tot een negatief beeld van de verzender van het bericht en/of de organisatie.
    Schriftelijke (digitale) communicatie heeft als kenmerkend nadeel dat er geen klemtoon en intonatie kan worden gelegd, wat via een telefoongesprek wel kan. Het gevolg is dat de interpretatie van het bericht aan de ontvanger van het bericht wordt overgelaten; zeker bij ondeskundige taalbeheersing een bijna zekere manier om je bedrijf de grond in te werken.
    Een e-mail is in een fractie van een seconde verwijderd. Dat betekent dat het aanzienlijk minder aandacht krijgt dan een fysieke brief en/of een telefoongesprek.  E-mail legt het natuurlijk helemaal af tegen een gesprek onder vier ogen!

Tips voor concurrentievoordeel met e-mail
Ik geef u graag nog enkele tips hoe goed gebruik van e-mail concurrentievoordeel kan bieden.

Wees selectief
Wees selectief met e-mail. Vraag u elke keer af wat de beste manier van communiceren is om het doel van de communicatie te realiseren.

Val op
Denk aan de beste manier van opvallen. Als uw concurrenten de voorkeur aan e-mail geven, bel dan eens wat vaker, maak een Skype-verbinding of stuur een 'ouderwetse' brief.

Zorg voor een zakelijke, maar opvallende, lay-out van uw e-mailberichten.

Lettertype
Kies een actueel lettertype (dus geen Courier, Times New Roman) en letterhoogte.

Blauw wordt beter gelezen
Niet alleen is blauw een zakelijke kleur, ook worden berichten in een blauwe letter 40% beter gelezen dan berichten in een zwarte letter.

Let op taalgebruik
Onderwerp uw schriftelijke communicatie eens aan een Taal-APK; het huidige zakelijke taalgebruik is vaak gedateerd, hopeloos ouderwets. Gebruik AGN: Algemeen Geaccepteerd Nederlands!

Bijlage
Het meesturen van een bijlage nog wel eens wordt vergeten. Voeg de bijlage daarom toe voordat u het bericht schrijft.

Onderwerp
Denk na over een correcte omschrijving van het onderwerp van uw bericht. Dus niet 'offerte', maar 'Voorstel verbetering van uw ...' Dit verhoogt de afhandeling van uw bericht.

Geeft u antwoord op een e-mailbericht, pas dan het 'onderwerp' aan. Haal overbodige informatie uit het bericht weg.

Handtekening
Zorg voor een standaard-handtekening in uw bericht waarin alle contactgegevens staan, evenals uw website en gebruikte sociale media.

Leesbevestiging
Om er zeker van te zijn dat de geadresseerde van uw bericht het ook gelezen of ontvangen heeft, vink dan bij 'opties' de leesbevestiging aan (als u Outlook gebruikt).

Bron: De Zaak