Zzp en klein mkb Midden en groot mkb RA-/AA-accountant of fiscalist?
Doe mee aan onze franchiseformule!
Bel me terug
Vraag vrijblijvend een adviesgesprek aan over hoe jij tijd kunt besparen op je administratie
Neem nu contact op!

Benchmarking: meten is weten

Als ondernemer in het MKB heb je wellicht behoefte aan professionele managementinformatie, maar kom je er niet toe om je hierin te verdiepen. Misschien vind je dat het niet nodig is voor jouw bedrijf of heb je altijd gedacht dat dit vooral iets is voor grote ondernemingen waar managers de informatie gebruiken om zichzelf te verantwoorden of hun bedrijf aan te sturen. Dat is niet zo. OAMKB brengt professionele managementinformatie op een zeer praktische en begrijpelijke wijze binnen het bereik van jouw MKB onderneming.

Hier volgen een aantal weetjes, een draaiboek en tips waarmee je direct je voordeel kunt doen.

Weetjes

  • De kengetallen welke door je administrateur of boekhouder doorgaans standaard worden geleverd of al standaard in de software aanwezig zijn, hebben meestal maar een beperkte waarde. Ze zijn immers niet specifiek voor jouw onderneming samengesteld. Waardevol wordt het pas als het je inzicht geeft in iets wat voor jouw onderneming van wezenlijk belang is. Ze moeten je notie geven van datgene wat belangrijk is voor het succes van jouw onderneming. Als dat zo is, heb je zicht op de zogenoemde kritische succesfactoren van je onderneming en ben je in staat om beter op de wensen van je klanten in te spelen of processen te verbeteren.

  • Bij de banken, op internet, bij adviseurs of als je deel uitmaakt van een franchiseorganisatie, is er vaak volop vergelijkingsmateriaal te verkrijgen waarmee je jouw eigen cijfers kunt vergelijken met die van anderen om gemakkelijk op het spoor te komen van zaken welke je kunt verbeteren. Dit proces heet Benchmarking.

  • Door een doelstelling SMART te formuleren, zorg je ervoor dat je met behulp van je managementinformatie er ook echt op kunt sturen. SMART staat voor:

    • Specifiek: ofwel duidelijk en concreet omschrijven.

    • Meetbaar: bedenk hoe je de verandering kunt meten, doe eventueel een nulmeting.

    • Acceptabel: stemt het overeen met de strategie van je bedrijf? Vraag je bijvoorbeeld van je medewerkers dingen die eigenlijk niet kunnen?

    • Realiseerbaar: door een doelstelling haalbaar te maken, houd je je medewerkers gemotiveerd.

    • Tijdgebonden: bepaal een deadline wanneer je de doelstelling gerealiseerd wil hebben.

Draaiboek om direct een begin te maken. (gewoon doen)

  • In je ondernemingsplan staan de doelen welke je wilt bereiken. Selecteer de doelstellingen waarvan jij vindt dat ze belangrijk zijn voor het succes van je onderneming.

  • Kies uit elke subgroep een doelstelling: Financieel, Marketing & Sales, Uitvoerend proces, Personeel, Maatschappelijke verantwoordelijkheid.

  • Kijk of het je lukt om de doelstellingen zo te formuleren dat je er ook echt op kunt sturen. Dat doe je door ze SMART te formuleren (zie bovenstaand).

  • Door de SMART formulering weet je hoe je de dingen kunt meten. Bepaal nu hoe je de gegevens kunt verzamelen welke je wilt meten.

  • Bepaal tot slot de frequentie en de wijze waarop je de informatie beschikbaar wilt hebben en je bent klaar voor je eerste management-rapport.

Tips om het tot een succes te maken

  • Gebruik een Dashboard. Door je informatie compact, zo mogelijk op een of twee A-4tjes of beeldschermen weer te geven, heb je in een oogopslag een overzicht.

  • De rapportage is geen doel op zich. Het echte werk begint pas na de rapportage, want dan is het zaak om met behulp van creativiteit, vakmanschap en jouw kwaliteiten als ondernemer acties op de werkvloer te bedenken waardoor resultaten beter worden.

  • Vermijd details. Pas als daar aanleiding voor is kun je verder op zoek gaan naar de oorzaken van eventuele problemen. Het gaat om de vervolgactie niet om de details. Reageert je verkoopmanager anders als je hem vertelt dat hij € 121.119,94 achterloopt op zijn begroting dan wanneer je hem vertelt dat hij ongeveer € 120.000,- achterloopt?

  • Betrek je medewerkers in de rapportages, maak ze eigenaar van een proces wat tot verbetering kan leiden. Geef ze vooral informatie over zaken welke ze kunnen beïnvloeden. Gebruik de rapportage niet om mensen ter verantwoording te roepen maar om verbeteringen te bedenken.

  • Zorg dat je informatie niet alleen financieel van aard is maar let erop dat je ook informatie krijgt over zaken die je klanten ook belangrijk vinden zoals hoe ervaren mijn klanten de hygiëne in mijn bedrijf of ben ik wel goed bereikbaar enz.

  • Als je gebruik maakt van Benchmarks volg dan drie stappen (VOV)

    • Vergelijk

    • Onderzoek (jouw intern resultaat)

    • Verbeter

  • Maak gebruik van een sparringpartner zonder bedrijfsblindheid zoals je accountmanager van de bank, een extern adviseur of als je aangesloten bent bij een franchiseorganisatie je formulemanager.

  • Zie het KPI rapportage proces niet als een taak van je boekhouder of financieel administrateur maar zoek een specialist. Focus je juist op de niet financiële indicatoren, vaak volgen de financiële resultaten min of meer vanzelf als logisch gevolg van bijvoorbeeld klanttevredenheid of tijdige levering.


Meer weten? Neem dan vrijblijvend contact op met jouw online adviseur via www.oamkb.nl of info@oamkb.nl